Administration, Sekretariat und Assistenz

Mitarbeiter im Bereich Administration, Sekretariat und Assistenz, die mindestens eine Fremdsprache verhandlungssicher beherrschen, sind in der heutigen Geschäftswelt nicht nur unerlässlich, sondern haben in vielen Organisationen eine wichtige Rolle als Dreh- und Angelpunkt inne.

Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach festangestellten oder temporären Mitarbeitern sind, Euro London Appointments verfügt über das richtige Netzwerk und ist bekannt dafür, die besten Talente anzuziehen.

Egal, ob Sie eine temporäre Empfangsperson oder PA für den Geschäftsführer suchen, Euro London Appointments verfolgt bei der Beschaffung von Mitarbeitern im Bereich Administration, Sekretariat und Assistenz einen zuverlässigen, serviceorientierten Ansatz. 

  • Sind Sie ein Koordinationstalent mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten? Sie sprechen Englisch fließend und Deutsch zumindest gut? Sie würden gerne ein aufstrebendes und expandierendes Unternehmen in der Office-Koordination unterstützen? Wir suchen aktuell im Auftrag einer unserer Kunden aus der IT-Consulting-Branche eine/n   OFFICE COORDINATOR (m/w/x) Wo: Frankfurt oder Düsseldorf ​Wann: ab September 2019 ​Dauer: 12 Monate (mit Verlängerungsoption) IHRE AUFGABEN: ​Sie kümmern sich um alle anfallenden Office-Koordinationen. Generell bedeutet dies die Zuständigkeit für das Office-Management, die Kundenbetreuung, die interne und externe Veranstaltungsorganisation sowie die Koordination und Überwachung der Reinigungs- und Wartungsservices. Im Detail beinhält dies: Rezeptions- und Besuchermanagement Organisation von Firmenevents und Cateringanfragen Sicherung von SLA (Service Level Agreement) & Kontrolle der Einhaltung von Standards durch ‚floor walks‘ Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement und dem Sicherheitsdienst zur Abstimmung und Lösung von Problemen Organisation und Buchung von Meetingräumen Bestellung von Büromaterial Postversand außerdem: Koordination von Gesundheits- und Sicherheitstrainings sowie Agieren als Ersthelfer/in und Brandschutzwart/-wärtin (Kurs wird gestellt) IHRE FÄHIGKEITEN: ​Sie konnten bereits einige Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Administration und/oder Hospitality sammeln. Sie haben ein Händchen für individuelle Anliegen und kommunizieren vom Reinigungsservice hin zum CEO stets professionell. Zu Ihren besten Eigenschaften gehören Pünktlichkeit und Organisationstalent. Sie arbeiten eigenständig und Ihnen gefällt es als ‚Allrounder‘ und Ansprechpartner im Alltag einer Firma zu wirken. Mit ihrem Blick für’s Detail sind Sie in der Lage den Service-Standard kontinuierlich auf höchstem Niveau zu halten. Sie sprechen Englisch fließend und Deutsch mindestens auf fortgeschrittenem Level. DAS UNTERNEHMEN: Unser Kunde ist ein international renommiertes IT-Consulting-Unternehmen, das aktuell innerhalb Deutschlands expandiert. Hinsichtlich seiner Services ist das Unternehmen spezialisiert darauf u.a. Lösungen in den Bereichen Cloud, Data Analytics, Application Development und Maintenance etc. zu finden.   Bei Interesse senden Sie uns gerne Ihren CV sowie Ihr mögliches Eintrittsdatum, Ihre Gehaltsvorstellung sowie 5 Stichpunkte, warum Sie perfekt auf die Stelle passen an: c.bronzel@eurolondon.de   Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.  

  • Persönliche Assistenz (m/w/x) Wo: Frankfurt Wann: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ​Dauer: 3-18 Monate (ggf. mit Option auf Übernahme) ​ ​IHRE AUFGABEN: Terminbuchung und –koordination der Partner Organisation von Meetings Organisation und Set-ups von Telefon- und Videokonferenzen Vorbereitung von Briefen, Reporten und anderen Dokumenten inkl. Formatierung Vorbereitungen von Präsentation Management von Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen Unterstützung bei Projekten Aktualisierung von Kundendaten IHRE FÄHIGKEITEN: Sie konnten bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz sammeln. Sie hegen Interesse für die Arbeit in einem internationalen Unternehmen im Banken- und Finanzsektor. Sie besitzen die Fähigkeit zu priorisieren und zu koordinieren. Sie arbeiten eigenständig, sind jedoch auch in der Lage ihre Arbeitsweise gut in ein Team zu integrieren. Sie übernehmen auch mal Aufgaben außerhalb Ihrer regulären Tätigkeiten und arbeiten auch Routinearbeiten gerne ab. Sie arbeiten gern im Team und ihre Arbeitsweise ist geprägt von Flexibilität. Sie bringen eine positive und humorvolle Ausstrahlung mit. Sie sprechen Englisch und Deutsch fließend. ​DER KUNDE: Ein Unternehmen aus der Finanzbranche Bei Interesse senden Sie uns gerne Ihren CV sowie Ihr mögliches Eintrittsdatum, Ihre Gehaltsvorstellung und 5 Stichpunkte, warum Sie die Idealbesetzung für diese Stelle sind, an:  c.bronzel@eurolondon.de   Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unsererWebseite www.eurolondon.de.   

  • We are currently looking for a highly discrete and experienced Executive Assistant Where: Frankfurt ​When: asap ​Duration: temp-to-perm YOUR JOB: personal assistance to one of the partners work closely with the partner and manage special projects work closely with the other assistants globally and create relationships organise calls, meetings and conferences calendar management coordinate and manage travel arrangements and expenses draft letters and personal correspondences correspondences in German and English eventually assist with event planning maintain inventory and office supplies   YOUR PROFILE: You have previously worked as a high level Executive Assistant, Personal Assistant or in a similar position. You have a minimum of 7 years of related working experience. You are enthusiastic about the finance and investment industry. You know Word, Excel and the other MS-Office programs very well and you are familiar with using them in a professional context. You are very discrete and you know how to deal professionally with highly confidential information. You are very stress resistant and have strong and effective communication skills. You speak English and German fluently. ​ THE CLIENT: Private Investment Bank   If this piqued your interest, please send your CV, your earliest entry date, your salary requirement as well as 5 bullet points why you are highly suitable for the role to: c.bronzel@eurolondon.de Please note: All applicants must be eligible for, and have valid documentation to work in Germany. Thank you for applying to Euro London Appointments, Europe's largest independent language consultancy. Please be advised that documents will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your express permission.  To enquire about other vacancies please visit our website at www.eurolondon.com.    

  • Currently looking for a TEAM ASSISTANT / RECEPTIONIST Where: Frankfurt ​When: asap ​Duration: 18 months YOUR JOB: welcoming guests at the reception provide (administrative) assistance to two professionals coordinate and manage travel arrangements and expenses coordinate calls, meetings and conferences data entry maintenance of client contact details correspondences in German and English administrative support with ad hoc tasks YOUR PROFILE: You want to get your career started after your apprenticeship or studies. You are keen to learn more about the investment and real estate sector. First experiences with administrative tasks or in a service / hospitality oriented position would be an advantage. You know the MS Office programs quite well and you are keen to use them in a professional context. You speak English and German and are able to use these languages in a professional environment. ​THE CLIENT: Investment company with focus on Real Estate If this piqued your interest, please send your CV, your earliest entry date, your salary requirement as well as 5 bullet points why you are super suitable for the role to: c.bronzel@eurolondon.de Please note: All applicants must be eligible for, and have valid documentation to work in Germany. Thank you for applying to Euro London Appointments, Europe's largest independent language consultancy. Please be advised that documents will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your express permission.  To enquire about other vacancies please visit our website at www.eurolondon.com.

  • Im Namen unseres Kunden, einer internationalen Strategieberatung im Bereich Informationsmanagement, Software und Content Management, suchen wir ab sofort   Junior Project Assistant in Vollzeit Frankfurt am Main Deine Aufgaben Neben dem Office Management unterstützt du ein kleines Team in den Bereichen Sales, Marketing, Accounting und Event Management: Unterstützung bei der Projekt Koordination Unterlagen vorbereiten, z.B. für die Buchhaltung Reisen organisieren und Reisekostenabrechnung Marketing und Eventorganisation mit Hilfe der Kollegen aus dem Londoner Büro   Das bringst du mit erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Erste Berufserfahrung in einer der Bereiche wünschenswert Gute MS-Office Kenntnisse Motivation und Engagement   Unser Angebot Vielseitige Aufgaben durch All-Rounder-Funktion Enge Zusammenarbeit mit den internationalen Büros und dadurch viel Englisch Ein junges, dynamisches Team freut sich auf dich!   Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung auf Englisch mit frühestem Eintrittstermin sowie Gehaltsvorstellung unter Angabe der Referenz: GFLS/340185 an Laura Schaub via l.schaub@eurolondon.de. Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.

  • Are you looking to grow within a legal department? Are you interested in integrating an international and dynamic environment? Our client is an international company with head office in Monaco.   Responsibilities Within a team of 6, you will be supporting the team on daily Legal Administrative duties. Your main responsibilities will include: Being the first point of contact and liaising (via email, phone or in person) with the other offices where members of the legal team work, as well as other departments; Ensuring that documents are properly executed (completed, signed and where applicable notarized, apostilled or certified); Distributing and/or saving documents on the system; Preparing and requesting standardised documents to be issued by the relevant corporate registries; Checking statements and ensuring payments are made on time; Supporting on other general administrative tasks.   Qualifications Experience in general Assisting position or within a legal department Perfectly fluent in English Excellent spelling and grammar skills Be able to work well under pressure Proficient user on Microsoft Office packages   Other details: Fast paced, supportive environment  Offices based in Monaco Monegasque contract with its advantages Growing opportunities within the company   Please send your CV to c.dangelo@eurolondon.fr Please note that only shortlisted candidates will be contacted

  • My client is a well-established legal firm looking to hire a personal assistant who has full working proficiency in German and English. They pride themselves on their personal approach to each and every client, and in recent years have won awards for their practice. As a leader in their field, they are experts in international cases, and offer a broad range of legal services to organisations of all sizes based both in the UK and overseas. Responsibilities: *Providing administrative and secretarial support to the relevant team *Using your German and English language skills on a daily basis to support the Head of Department and the wider team *Co-ordination, scheduling and rescheduling of relevant diaries *General administrative support for team and where relevant, to clients *Manage travel and accommodation requirements for the team Required skills: *It is imperative that you are completely fluent in both languages: German & English *Good communication skills in stated languages *Previous experience within an administrative role *You are self-motivated, organised, able to work under pressure and think on your feet *You have a professional approach to all aspects of work - understanding discretion and confidentiality where necessary. *Previous experience within the legal sector preferred but not essential What they can offer you: *Pension *Cover for critical illness *Health cash plan *Discount on legal services *25 days holidays (increases with length of service) *Online shopping discounts *Discounted gym membership *Season ticket travel loans This is an exciting permanent opportunity beginning immediately. If you are currently available and have the required skillset please send your CV in word format. Thank you for your interest in Euro London Appointments. Please be advised CV's will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your permission. We aim to respond promptly to your application however, due to the high level of CV's we receive we are only able to respond to applicants whose profile matches our Clients requirements. For more jobs please visit our website at www.eurolondon.com.

  • Are you a German speaking administrator looking for a role outside the hustle and bustle of London? My client are a world renowned B2B service provider based in Hertfordshire, providing support to clients across a variety of industries. Due to company growth, they will be hiring for 2 x German speakers to cover administrative duties and support the Technical and Exhibition teams. Duties include but are not limited to: -Preparation of information brochures -Supporting the team manager in coordination of tasks such as signage, transport, registration, staffing, travel arrangements and conferences. -Database administration -On site assistance to relevant managers at trade shows Skills/experience required: -Fluent to native level in German (both written and spoken) -Good proactive attitude with the ability to multitask and the ability to think on your feet under pressure - Excellent attention to detail, administrative experience in any sector -CAD experience preferred but not essential This is an exciting permanent opportunity beginning immediately. If you are currently available and have the required skillset please send your CV in word format. Thank you for your interest in Euro London Appointments. Please be advised CV's will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your permission. We aim to respond promptly to your application however, due to the high level of CV's we receive we are only able to respond to applicants whose profile matches our Clients requirements. For more jobs please visit our website at www.eurolondon.com.

  • French Speaking Personal Assistant This a fantastic opportunity to be part of a small financial services company operating all over the world based in central London. They are looking for a PA who will be able to provide confidential secretarial and administrative support to the director. Key responsibilities: *Coordinate calendar, travel and meetings taking into account last minute changes *Make travel and accommodation arrangements and manage corporate systems *Ability to take minutes during important meetings *Ability to treat all information in a confidential manner *Provide support to other PAs in their absence *Prioritise conflicting needs often with deadline pressures *Proactively monitor, sort and reply to incoming emails as well as draft written responses by phone or email when necessary *Filter emails, making independent decisions on issues that need addressing and actioning directly *Organise and prioritise large volumes of information Required skills and experience *Fluency in French and English is essential *Minimum of 2 years corporate administration experience *Strong experience in diary management *Strong problem solving experience *Highly organised with high attention to detail *Work well in a team with a flexible and positive approach to work Benefits: This is a fantastic opportunity to work for a great company who offer a competitive salary with travel allowance as well as team building events. This is an exciting permanent opportunity beginning immediately. If you are currently available and have the required skillset please send your CV in word format. Thank you for your interest in Euro London Appointments. Please be advised CV's will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your permission. We aim to respond promptly to your application however, due to the high level of CV's we receive we are only able to respond to applicants whose profile matches our Clients requirements. For more jobs please visit our website at www.eurolondon.com.

  • Vous souhaitez intégrer un groupe prestigieux sur un poste d’assistanat polyvalent ? Vous souhaitez passer votre carrière à l’étape suivante ? Notre client est une société internationale dans l’univers du conseil avec des bureaux à travers le monde. Responsabilités Vous assisterez deux directeurs en prenant en charge toutes les responsabilités nécessaires. Vos missions principales: Gestion de l’agenda / Interface Relation Client (90%) : Optimiser le temps des Directeurs en assistant sur les missions suivantes : Filtrer les appels téléphoniques Créer le lien relationnel avec l’assistant(e) du client Planifier et organiser les rendez-vous clients en tenant compte des contraintes définies par le Partner Gérer les conflits d’agenda Planifier et organiser les rendez-vous internes en anticipant au maximum en lien avec les autres Assistants Organiser et planifier les voyages et déplacements Suivi des projets en cours (10%) : Suivi de la facturation, relance des factures impayées, Suivi des notes de frais/feuilles de temps  Avoir un suivi rigoureux des missions en cours, des échéances, des actions à enclencher. Obtenir le règlement des factures en temps et en heure et envoyer les feuilles de temps et notes de frais à la comptabilité. Créer/mettre à jour les contacts business du Partner pour les inclure dans les actions marketing Profil Expérience de 5 ans minimum en Assistanat de direction dans une société internationale Expérience du secteur Financiers, Juridique ou du conseil Bilingue en Français et Anglais Excellente maitrise d’Outlook Autre détails Salaire : 38-45k€ + bonus + prime d’intéressement Avantages : RTT, Tickets Restaurant, CE, salle de sport, télétravail Basé à Paris 7ème Poste cadre   Merci d’envoyer votre CV à  c.dangelo@eurolondon.fr Merci de noter que seuls les candidats retenus seront contactés